BAB I
PENDAHULUAN
- Latar Belakang
Filosofi penting pusat data (database) adalah menyediakan seluruh kebutuhan informasi seluruh pengguna di dalam sebuah organisasi. Sementara itu, aspek penting dalam pemodelan data adalah menciptakan sebuah model yang mampu merefleksikan kenyataan fisik perusahaan dengan baik. Akan tetapi, tidak mudah bagi suatu sistem menyediakan data yang sama kepada orang-orang yang berbeda dengan cara berbeda pula.
Pada era sekarang, manajer tidak hanya membutuhkan informasi keuangan tetapi juga informasi non keuangan yang disatukan dalam sebuah tampilan data yang menyeluruh. Sistem akuntansi berbasis Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (PABU) yang masih bersifat tradisional tidak dapat menyediakan data semacam itu. Oleh karena itu, sistem akuntansi tradisional ini sudah dianggap tidak relevan lagi.
Database semacam itu diperlukan untuk menunjang sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Alat yang biasa digunakan untuk merancang database adalah model entity relationship (ER). Akan tetapi aturan penggambaran diagram yang tidak begitu jelas mempersulit perancang data untu membentuk database semacam itu (Yuliana, 2001).
Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem informasi akuntansi pun turut mengalami perkembangan. Kemajuan teknologi dalam informasi akuntansi membuka kesempatan akan hadirnya sistem pemodelan database yang baru, yaitu model REA (Resources, Events and Agents). REA adalah sebuah alat yang secara spesifik mendesai sistem informasi akuntansi agar mampu menyediakan seluruh informasi yang dibutuhkan seluruh pengguna dalam suatu organisasi. Pada tahun 1982, REA bahkan diajukan sebagai rerangka kerja teoritis akuntansi. Oleh karena itu, model REA menjadi alternatif praktik pemodelan database daripada sistem akuntansi tradisional.
- Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan sejumlah masalah sebagai berikut:
- Bagaimana elemen-elemen dalam model REA bekerja pada model REA?
- Bagaimana langkah-langkah membuat model REA individual?
- Bagaimana langkah-langkah membuat model REA yang terintegrasi bagi perusahaan yang besar?
- Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan penyusunan makalah ini adalah:
- Untuk mengetahui dan memahami elemen-elemen yang ada pada pemodelan REA.
- Untuk mengetahui dan memahami langkah-langkah membuat diagram REA individual.
- Untuk mengetahui dan memahami langkah-langkah membuat model REA bagi perusahaan secara luas dan terintegrasi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pendekatan Model REA (Resources, Events and Agents)
Model REA (Resources, Events and Agents) adalah sebuah rerangka kerja akuntansi untuk pemodelan sumber daya (resources), peristiwa (events) dan pelaku (agents) di dalam suatu organisasi yang dianggap penting serta meliputi pemodelan hubungan diantara sumber daya, peristiwa dan pelaku tersebut. Pada sistem REA, data akuntansi dan non akuntansi diidentifikasi, dicatat dan disimpan di dalam sebuah database yang tersentralisasi. Tampilan pengguna dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan seluruh pengguna dalam sebuah organisasi. Model REA dapat diimplementasikan dengan arsitektur database yang berorientasikan objek atau hubungan. Arsitektur yang paling umum digunakan pada aplikasi bisnis adalah database yang berelasi. Berikut model dasar REA yang mana menggambarkan diagram hubungan entitas (entity relationship-ER) yang terdiri dari tiga jenis entitas (sumber daya, perisitiwa dan pelaku) dan hubungan-hubungannya. Pada model REA terdapat tiga elemen penting yang membentuk model yaitu sumber daya, peristiwa dan pelaku sebagaimana terlihat pada gambar berikut.
Gambar 1. Model Dasar REA
Sumber: Hall, 2013
2.1.1. Sumber Daya (Resources)
Sumber daya ekonomi adalah aset perusahaan yang memiliki nilai ekonomi. Sumber daya didefinisikan sebagai objek yang langka dan dibawah kendali perusahaan. Sumber daya digunakan dalam pertukaran ekonomi dengan pihak lain dan nilainya bisa meningkat atau menurun akibat pertukaran tersebut. Sumber daya dalam model REA meliputi tempat terjadinya peristiwa signifikan seperti mesin kas, catatan persediaan dan catatan permintaan.
2.1.2. Peristiwa (Events)
Pada model REA terdapat dua jenis peristiwa, yaitu peristiwa ekonomi dan peristiwa pendukung. Peristiwa ekonomi adalah fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya (meningkat atau menurun) sebagaimana yang digambarkan oleh aliran persediaan (stock flow) pada gambar 1. Peristiwa tersebut meliputi penjualan produk kepada konsumen, penerimaan kas dari konsumen dan pembelian bahan baku dari pemasok. Peristiwa ekonomi adalah elemen informasi yang penting dalam sistem akuntansi dan harus dicatat sedetail mungkin untuk menyediakan database yang lengkap.
Peristiwa pendukung meliputi aktivitas pengendalian, perencanaan dan pengelolaan yang berhubungan dengan peristiwa ekonomi tapi secara tidak langsung mempengaruhi perubahan pada sumber daya. Contoh peristiwa pendukung adalah penentuan jumlah persediaan untuk pelanggan khusus, verifikasi informasi pendukung sebelum membayar pemasok dan mengecek kredit pelanggan sebelum memproses penjualan.
2.1.3. Pelaku (Agents)
Pelaku ekonomi adalah individu dan departemen yang terlibat dalam peristiwa ekonomi dan pendukung. Pelaku ekonomi adalah mereka yang berpartisipasi di dalam dan di luar organisasi yang memiliki hak untuk menggunakan atau menghabiskan sumber daya ekonomi. Setiap peristiwa melibatkan setidaknya satu pelaku internal dan satu pelaku eksternal yang berpartisipasi dalam pertukaran. Misalnya, pada perisitiwa penjualan, pelaku internal adalah seluruh karyawan perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan pelaku eksternal adalah konsumen. Pada transaksi internal misalnya transaksi antar departemen, peran pelaku internal dan eksternal tidak tampak tapi sebenarnya ada.
Pelaku internal dan eksternal juga terlibat dalam peristiwa pendukung tapi lebih kepada pertukaran informasi dibandingkan pertukaran sumber daya. Peran pelaku internal dalam peristiwa pendukung adalah sebagai pengendali dan pemberi izin bagi karyawan lain untuk melakukan suatu kegiatan pertukaran dengan pihak luar.
2.2. Mengembangkan Model REA (Resources, Events and Agents) Individual
PendekatanREAmenggunakanpemodelansemantikuntuk membangun sebuahdiagram REA, yang dalam beberapa halmirip dengandiagram entity relationship (ER), tetapi dalam hal lainsangat berbeda. Berikut perbedaan antara diagram ER dan REA sebelum membahas pengembangan model REA itu sendiri:
- Diagram ER dan REA berbeda secara visual dan signifikan, yaitu entitas dalam diagram ER hanya terdiri dari satu kelas sedangkan diagram REA terdiri dari tiga kelas (yaitu sumber daya, peristiwa dan pelaku).
- Diagram ER dan REA melibatkan urutan peristiwa akan tetapi pada diagram ER disajikan dalam gambar statis yang tidak menggambarkan urutan peristiwa tapi kardinalitas peristiwa sedangkan diagram REA mengorganisasikan peristiwa berdasarkan urutannya dari atas ke bawah sehingga lebih mudah dimengerti oleh pengembang sistem, manajemen dan pengguna non teknis.
- Diagram ER dan REA berbeda dalam hal pemberian nama entitas di mana pada diagram ER, nama entitas merepresentasikan kata benda tunggal sedangkan pada diagram REA, nama entitas didasarkan pada entitas pelaku dan sumber dayanya.
Setelah memahami perbedaan antara diagram ER dan REA, maka tahap selanjutnya adalah memahami cara membuat diagram REA individual yang mana terdiri dari 4 langkah yaitu mengidentifikasikan entitas perisitwa, entitas sumber daya dan entitas pelaku serta menentukan hubungan dan tingkat kardinalitas antar entitas tersebut.
2.2.1. Identifikasi Entitas Peristiwa (Events)
Langkah pertama dalam mengembangkan model REA adalah mengidentifikasi entitas peristiwa dalam fungsi yang dimodelkan. Entitas ini termasuk verifikasi ketersediaan, mengambil pesanan, produk kapal, dan menerima kas. Model REA minimal harus mencakup dua peristiwa ekonomi yang merupakan kegiatan memberi dan menerima yang mengurangi dan meningkatkan sumber daya ekonomi di bursa. Berikut langkah-langkah di dalam proses identifikasi entitas peristiwa.
- Peristiwa verifikasi ketersediaan adalah peristiwa dukungan karena tidak langsung menambah atau mengurangi sumber daya. Keputusan untuk menambahkan entitas ini untuk model akan tergantung pada kebutuhan manajer untuk informasi mengenai pertanyaan pelanggan.
- Mengirim produk merupakan peristiwa ekonomi. Ini setengah memberikan dari suatu pertukaran ekonomi dan mengurangi persediaan sumber daya secara langsung.
- Peristiwa menerima kas yang merupakan sebuah kejadian ekonomi. Ini setengah menerima pertukaran yang meningkatkan sumber daya kas.
Pemodelan REA berfokus pada peristiwa rantai nilai. Ini adalah kegiatan yang menggunakan uang tunai untuk mendapatkan sumber daya termasuk peralatan, bahan, dan tenaga kerja dan menggunakan akun sumber-sumber tersebut untuk mendapatkan pendapatan baru. Sebuah ajaran fundamental dari REA adalah penolakan terhadap artifak akuntansi, termasuk jurnal, buku besar, dan double-entry pembukuan. Mengambil data transaksi secara detail yang cukup memadai melayani persyaratan akuntansi tradisional.
Gambar 2. Pengaturan Peristiwa (Events) sesuai Urutan Terjadinya
Sumber: Hall, 2013
2.2.2. Identifikasi Entitas Sumber Daya (Resources)
Langkah berikutnya dalam menciptakan diagram REA adalah untuk mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa dipilih untuk dimodelkan. Setiap kejadian ekonomi dalam model REA harus terkait dengan setidaknya satu kesatuan sumber daya ekonomi yang nilai akan baik dikurangi atau ditambah dengan acara tersebut.
Gambar 3. Model REA yang Menampilkan Sumber Daya (resources) beserta Peristiwa (events) dan Pelaku (agents) yang Terlibat
Sumber: Hall, 2013
2.2.3. Identifikasi Entitas Pelaku (Agents)
Setiap peristiwa ekonomi di dalam diagram REA melibatkan sedikitnya dua pelaku, yaitu satu pelaku internal dan satu pelaku eksternal. Pada gambar 3 terlihat bahwa pelaku eksternal adalah pelanggan (customers) sedangkan pelaku internal adalah petugas layanan pelanggan(berpartisipasi dalam peristiwaverivikasi ketersediaan), perwakilan penjualan (berpartisipasi dalam peristiwa mengambil pesanan), petugas pengiriman (berpartisipasi dalam peristiwa mengirim produk) dan petugas penerimaan kas (berpartisipasi dalam peristiwa menerima kas).
2.2.4. Menentukan Asosiasi dan Kardinalitas antar Entitas
Asosiasi adalah sifat dari hubungan antara dua entitas, sebagai garis berlabel yang mewakili dan menghubungkan mereka. Kardinalitas (derajat asosiasi antara entitas) menjelaskan banyaknya kejadian yang mungkin dalam satu kesatuan yang berhubungan dengan kejadian tunggal dalamentitas terkait. Bentuk dasar kardinalitas yang mungkin yaitu nol ke satu (0:1), satu ke satu (1:1), nol ke banyak (0:M), dan satu ke banyak (1:M) serta banyak ke banyak (M:M). Berikut gambar yang mengilustrasikan asosiasi dan kardinalitas antar entitas pada diagram REA.
Gambar 4. Asosiasi dan Kardinalitas pada Diagram REA
Sumber: Hall, 2013
Sedangkan hubungan banyak ke banyak (Many to Many/M:M) tidak dapat langsung diterapkan ke dalam database yang berelasi. Hubungan ini memerlukan pembuatan tabel link baru sehinggan proses hubungan M:M dipecah menjadi hubungan 1:M. Hal ini digambarkan pada ilustrasi berikut.
Gambar 5. Tabel Link pada Diagram REA
Sumber: Hall, 2013
2.3. Mengembangkan Model REA (Resources, Events and Agents)yang Terintegrasi untuk Skala Perusahaan yang Luas
Proses pemodelan REA yang dijelaskan pada bagian sebelumnya menghasilkan model REA individual. Maka tahap selanjutnya adalah bagaimana berbagai diagram REA individual tersebut yang dibuat secara terpisah diintegrasikan menjadi satu model tunggal yang berskala luas di dalam suatu perusahaan dan bagaimana model perusahaan diimplementasikan ke dalam database yang berelasi dan tampilan pengguna yang sudah dibuat sebelumnya. Oleh karena itu, pengembangan model REA yang terintegrasi membutuhkan pemahaman yang baik mengenai proses bisnis perusahaan. Berikut langkah-langkah untuk mengintegrasikan diagram REA individual ke dalam model REA yang lebih luas.
2.3.1. Menggabungkan Model-model REA Individual
Sebelum membuat model REA yang terintegrasi maka terlebih dahulu disiapkan model-model REA individual. Pada bagian sebelumnya telah dibuat model REA individual untuk siklus pendapatan. Model REA pada siklus pendapatan akan digabungkan dengan model REA pada siklus pengeluaran baik untuk pembelian dan pembayaran gaji. Model REA individual untuk siklus pengeluaran tersebut dapat digambarkan sebagai berikut.
Gambar 6. Diagram REA untuk Pembelian dan Pengeluaran Kas
Sumber: Hall, 2013
Pada model REA siklus pembelian dan pembayaran, sumber daya meliputi persediaan dan kas. Sedangkan peristiwa terdiri dari peristiwa pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku dari pemasok dan pembayaran kepada pemasok. Sedangkan yang bertindak sebagai pelaku adalah kasir pengeluaran kas, penerima bahan baku di gudang, pegawai pembelian dan pemasok.
Gambar 7. Diagram REA untuk Prosedur Pembayaran Gaji
Sumber: Hall, 2013
Sementara pada model REA untuk pembayaran gaji karyawan, sumber daya meliputi jasa karyawan dan kas. Peristiwa model REA untuk pembayaran gaji karyawan adalah mendapatkan jumlah jam kerja karyawan dan membayar gaji kepada karyawan. Pelaku yang terlibat dalam model REA untuk pembayaran gaji karyawan adalah supervisor, karyawan itu sendiri dan kasir yang membayarkan gaji karyawan.
Setelah membuat model-model REA individual, maka selanjutnya model-model tersebut disatukan menjadi satu model tunggal berskala perusahaan. Siklus pengeluaran dibuat dua dan sumber daya umum seperti persediaan dan kas ditaruh ditengah dan diapit oleh dua peristiwa penambahan dan pengurangan. Sementara para pelaku ditaruh disamping diagram.Untuk menyederhanakan diagram, entitas pelaku, sumber daya dan peristiwa yang berulang disatukan menjadi satu entitas tunggal bila memungkinkan. Sementara untuk mempertahankan perspektif peranan-peranan yang dimainkan oleh para pelaku internal, mereka disajikan sebagai entitas-entitas individu dan untuk menghindari garis-garis yang menyilang pada asosiasi antar entitas, pelaku pemasok dan pelanggan dimunculkan lebih dari satu kali pada diagram.
Gambar 8. Diagram REA yang Terintegrasi
Sumber: Hall, 2013
2.3.2. Mendefinisikan Primary Key, Foreign Key dan Atribut
Tahap selanjutnya adalah mendesain tabel-tabel database yang berelasi dengan cara menentukan primary key, menugaskan foreign key dan mendefinisikan atribut-atribut tabel. Primary key mengidentifikasikan secara unik sebuah peristiwa dalam sebuah perusahaan. Penentuan primary key dan atribut berasal dari pemahaman terhadap tujuan tabel yang dihasilkan dan analisis mengenai kebutuhan penggunanya. Desainer database harus memilih primary key yang secara logis dan unik mendefinisikan atribut-atribut non key pada tabel. Sementara foreign key adalah primary key yang tertanam pada tabel yang terkait sehingga dua tabel dapat dihubungkan. Sedangkan, atribut adalah sebuah karakteristik dari entitas yang dicatat di dalam tabel.
Hubungan primary key menjadi foreign key dibentuk oleh sebuah atribut yang ada pada kedua tabel yang berhubungan. Penugasan foreign key meliputi jika hubungan 1 ke 1 maka primary key pada tabel bisa menjadi foreign key, jika hubungan 1 ke banyak makaprimary key pada satu sisi ditanamkan pada sisi lain sebagai foreign key, dan jika hubungan banyak ke banyak maka dibuat tabel penghubung yang terpisah dengan gabungan primary key.
Penempatan primary key dan atribut-atribut pada tabel-tabel relasional harus selalu mengikuti aturan normalisasi karena tabel-tabel yang dinormalisasi dengan tidak baik akan mengalami gejala-gejala operasional buruk yang biasa disebut sebagai anomali, termasuk anomali untuk update, anomali untuk insert dan anomali delete. Anomali-anomali ini disebabkan oleh masalah-masalah struktural di dalam tabel yang disebut sebagai repeating groups (bagian yang berulang), partial dependencies (ketergantungan sebagian), dan transitive dependencies (ketergantungan transitif). Normalisasi melibatkan proses mengidentifikasi dan memindahkan secara sistematis berbagai macam ketergantungan ini dari tabel-tabel yang sedang dikaji.
2.3.3. Membuat Database Fisik dan Tampilan Pengguna
Pada titik ini, desainer database sudah siap membuat tabel-tabel relasional fisik. Setelah tabel-tabel dibuat, beberapa diantaranya harus diisi dengan data. Tabel-tabel sumber daya dan pelaku harus diinisialiasi dengan nilai-nilai data tertentu seperti kuantitas persediaan yang tersedia, nama dan alamat pelanggan, dan data karyawan. Sistem yang baru akan mulai berjalan dengan nilai-nilai awal ini untuk atribut-atribut dari tabel-tabel tersebut. Sebaliknya, tabel-tabel peristiwa dimulai dengan data yang kosong dan akan diisi melalui berbagai aktivitas proses transaksi aktual.
Database yang dihasilkan seharusnya cukup kaya dalam membantu kebutuhan informasi semua pengguna sistem yang sedang dimodelkan. Hal ini termasuk kebutuhan para akuntan, para personel operasi, dan manajemen. Pemrosesan database seharusnya mendukun kebutuhan informasi semua pengguna. SQL digunakan untuk mengeneralisasikan laporan, tampilan komputer dan dokumen-dokumen untuk pengguna. Berikut contoh tampilan pengguna yang menghasilkan laporan keuangan dan berbagai laporan akuntansi lainnya serta laporan manajemen dari tabel-tabel REA.
Gambar 9. Tampilan-tampilan Pengguna pada Model REA
Sumber: Hall, 2013
2.4. Keunggulan Kompetitif Model REA (Resources, Events and Agents)
Keunggulan kompetitif dari pendekatan REA dapat dilihat melalui analisis rantai nilai (value chain analysis). Analisis rantai nilai membedakan antara aktivitas utama yang mana menciptakan nilai dengan aktivitas pendukung yang mendukung kinerja aktivitas utama. REA menyediakan mode untu mengidentifikasi dan membedakan aktivitas-aktivitas tersebut. Akibatnya, model akan fokus kepada aktivitas utama dan mengeliminasi atau mengeluarkan aktivitas pendukung sehingga dapat diketahui strategi yang prioritas.
Gambar 10. Rantai Nilai Porter
Sumber: Hall, 2013
Penggunaan REA dapat membantu mengefisienkan operasi perusahaan sebab REA membantu manajer dalam mengidentifikasi aktivitas yang tidak bernilai tambah yang dapat dieliminasi. REA juga membantu manajer dalam meningkatkan produktivitas dengan mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah tersebut sehingga kapasitas dapat ditingkatkan. Penyimpanan data keuangan dan non keuangan pada database yang sama mengurangi pengumpulan data ganda, penyimpanan data ganda dan pemeliharaan. Selain itu, penggunaan REA yang memberikan informasi rinci mengenai data bisnis baik data keuangan maupun non keuangan dapat membantu manajer dalam melakukan pengambilan keputusan pada lingkup yang lebih luas. Hal ini dikarenakan REA mendukung seluruh tampilan pengguna. REA juga menyediakan manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu dan akurat sehingga pelayanan pelanggan semakin baik, produk yang dihasilkan semakin berkualitas dan proses produksi menjadi fleksibel.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan makalah dapat disimpulkan bahwa kemajuan teknologi merupakan pemicu hadirnya pemodelan REA (resources, events and agents). REA hadir sebagai solusi atas masalah duplikasi data dan ketidakmampuan model database lama dalam memenuhi seluruh kebutuhan pengguna dalam suatu organisasi. Model database lama juga tidak mampu menggabungkan data finansial dan non finansial.
Elemen-elemen penting dalam REA meliputi sumber daya (resources), peristiwa(events) dan pelaku (agents). Maka dari itu, dalam pengembangan model REA, hal pertama yang dilakukan desainer adalah mengidentifikasi sumber daya-sumber daya, peristiwa penting dan pelaku-pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan. Langkah selanjutnya adalah membuat database fisik dan tampilan pengguna yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini pula yang menjadi keunggulan kompetitif pemodelan REA karena perusahaan jadi mengetahui aktivitas-aktivitas mana yang memberi nilai tambah bagi perusahaan dan aktivitas-aktivitas mana yang perlu dieliminasi dalam rangka peningkatan produktivitas.
- Saran
Pemilihan model data memiliki peran utama dalam pengembangan database. Seiring dengan perkembangan teknologi, pemodelan data menjadi semakin beragam. Apapun metode pemodelan datanya kami menyarankan agar pemodelan data tersebut tetap memenuhi faktor-faktor kualitas database sebagai bagian dari pengendalian internal terhadap integritas database. Menurut Adrianto (2009), faktor-faktor penentu kualitas dalam pemodelan database adalah lengkap, sederhana, fleksibel, terintegrasi, mudah dipahami, mudah diimplementasikan, benar dan jujur.
DAFTAR PUSTAKA
Adrianto, Zaldy. 2009. Kualitas Database Modelling dengan Konsep Ontology dalam Pemodelan Sistem Informasi Akuntansi. Working Paper in Accounting and Finance Padjajaran University. October.
Hall, James A. 2013. Accounting Information Systems. 8e Edition. South Western: Cengage Learning.
Yuliana, Oviliani Y. 2001. Pendekatan Model REA dalam Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan. Jurnal Akuntansi dan Keuangan Vol 3. No. 1. Mei: 67-88.